正しい文章と良い報告書

 私の仕事の成果物は報告書である。良い報告書を書くことは私の仕事の生命線である。日常的に報告書を作成している仕事柄、文章にはうるさい。正しい文章とわかりやすい記述から構成される、良い報告書を求められるからである。

 正しい文章というのはどういう文章なのか。まず、主語と述語がしっかりしていることが基本である。句読点が適切に配置されていること、送りがなが正確であること、現代当用漢字にしたがっていること、などもあげられる。これらの条件は普遍的である。

 それでは、わかりやすい記述とはどういうことか。まず、ひとつのセンテンスが短いことが基本となる。センテンスが長いと主語と述語が分かり難くなる。どの言葉がどの言葉を形容するのか不明確になりがちになる。読者は息つく暇もなく、全体としてみた場合に分かり難いものになる。センテンスをつなぐために、接続詞の存在価値がある。この観点から古典的な小説を見ると、センテンスが長たらしくてほとんど失格である。

 わかりやすい文章にするためには、できるだけ難しい言葉は避けた方が良い。読み難い漢字にはルビを入れるか、むしろいっそのこと「ひらがな」にすべきである。ここ四半世紀、できるだけ難字を避けて「ひらがな」を使う風潮にある。学術論文においてもできるだけ「ひらがな」で表示することになっている。「かつ(且つ)」「したがって(従って)」「なお(尚)」「とおり(通り)」「ゆえに(故に)」「こと(事)」などのように。専門的な言葉には脚注を入れて、わかりやすい説明を加える。わかりやすい記述のためには、場合によっては箇条書きも良い。最近ではイラストも多用する。

 それでは良い報告書を書くのにどのような注意をしているのか。我々は文章で伝えるわけであって、おのずから話言葉とは違う。文章で物を伝えるというのは難しい。話せばわかってもらえることが、文章ではなかなか伝え難いことがある。書き言葉には話し言葉のような曖昧な表現が許されない。表情や身振りといった装飾も許されない。それだけに書き言葉(文章)は難しい。

 また、文章は後世まで残る。まして、国や地方自治体の重要な判定に関わる場合は慎重にならざるを得ない。一言一句、表現方法に気をつけなければ、反対の意味にとられることだってある。かといって、廻りくどい文章はご法度である。理路整然と考え方が論理的であれば、結論が箇条書きで表現できるものである。それを、ああでもない、こうでもないと、くどい文章を書くのは、結果に自信がもてていない証拠である。

 良い報告書と良い文章の条件として、簡潔で分かりやすいことの他に、起承転結がしっかりしていることも重要である。また、報告書や論文の著者は作家ではないので、情緒的表現、叙情的表現、曖昧な表現は禁句である。適切なタイトルであることは何よりも大切である。参考文献、引用文献も必須となる。

 私はこれからも日々精進して、分かりやすい良い文章と良い報告書を書いていきたい。なお、ブログなどの私的な文章の場合は必ずしも上記に該当しないことを付け加えておく。さらに、私の文章が堅いのは職業病によることなのでお許し願いたい。
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No title

そうです。博士の文章は固い。
人間は柔らかそうですが・・
僕の父は新聞記者でしたので彼の文章も面白くなかった。
そう言えば新聞記者上がりの司馬遼太郎さんの文章も、
僕は好きではありませんね。

Re: No title

早速、的確な評価をいただきありがとう。

> そうです。博士の文章は固い。

そうです。職業病ですから。
いわば病んだ初老のたわごとです。
ごめんね、ごめんね(ё_ё)

> 人間は柔らかそうですが・・

いや、人間はいたって柔らかくて
くらげみたいな軟体動物なのですが。

> 僕の父は新聞記者でしたので彼の文章も面白くなかった。

そう、私もブンヤの文章です。

> そう言えば新聞記者上がりの司馬遼太郎さんの文章も、

私は逆に好きなんです。きっちりしてて。
ま、こんな私ですが、嫌いにならないようにしてくださいな。

No title

きよしさま。こんばんは♪

うむ~~男性のすごさを見た思いです。
やはり、外で働くというのはこういう事なのかと
思います。今は退職してる主人にもっと敬意と
感謝払わないといけませんね(\(бб; ) ハンセィ)

こんばんわ

足跡ありがとうございます。
毎日、取りとめのない事をブログに長々書いている自分が恥ずかしくなるようなお話です。
私の仕事の3分の1は文章に関わります。
分かりやすく端的にまとめる努力をしてはいますが、途中で電話が入ったり、別相談や難題がやってきて、どうもきっちり決まらないままの事もあります。

>ああでもない、こうでもないと、くどい文章を書くのは、結果に自信がもてていない証拠である。

本当に、確信を突かれドキッとしました。

Re: No title

姫、じゃなくミー子さま
おはようございます。

> うむ~~男性のすごさを見た思いです。

ええっ、何でですか?意味がわかりません。

> やはり、外で働くというのはこういう事なのかと

ますます・・・????文章のことと何か関係ありますか?

>今は退職してる主人にもっと敬意と
> 感謝払わないといけませんね(\(бб; ) ハンセィ)

それはそうですね。男というものは職業関係なく現役時代はプロですから。

また、連絡くださいね。

Re: こんばんわ

みかんさん、久しぶりです。

> 毎日、取りとめのない事をブログに長々書いている自分が恥ずかしく

あ、ブログというのは、取りとめない方がいいですよ。
私のようなブログは肩がこりますよ(笑)。

> 私の仕事の3分の1は文章に関わります。

ケアマネー報告書でしょうか?

> >ああでもない、こうでもないと、くどい文章を書くのは、結果に自信がもてていない証拠である。
> 本当に、確信を突かれドキッとしました。

はははあ、そうでしょ。自分自身も自信なくてくどくど書いてると、笑っちゃいます。

では、また気が向きましたらお寄りくださいネ。
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